Der versierte Umgang mit moderner Bürotechnik

„Ab sofort führen wir einen gemeinsamen Outlook-Ordner für alle Vorstandskontakte, kümmern Sie sich bitte um die Einrichtung.“ Die Sekretärin freute sich über diese klar formulierte Anweisung. Auf Ihre Nachfrage, ob beide Vorstände wirklich auf alle Kontakte zugreifen wollten (dies waren immerhin 789 Datensätze) und ob dieser Gesamtordner auch auf beiden Mobiltelefonen verfügbar sein solle, wurde ihr nur ein kurzes „Natürlich“ entgegnet. Die Zugriffsrechte waren ebenfalls schnell geklärt, jeder solle alles „dürfen“ (also auch löschen und bearbeiten).

Nun gut, als zuverlässige Sekretärin machte sie sich sofort an die Arbeit und generierte in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung einen neuen Kontakteordner, legte die gewohnten Kategorien an und gab diesen zur Synchronisation mit den mobilen Endgeräten frei.

Zwei Wochen später beklagte sich der erste Vorstand, dass es ja völlig unübersichtlich sei in diesem neuen Ordner, neben seinen eigenen Kontakten hätte er ja nun weitere 300, die ihm völlig unbekannt seien und fragte, ob man da nicht etwas machen könne. Auf das bestimmte „Nein“ seiner Sekretärin reagierte er etwas pikiert, nahm die Situation aber so hin.

Weitere drei Wochen später kommentierte der zweite Vorstand den neuen Ordner mit „Wir haben viel zu viele Kontakte, die müsse er einmal aufräumen.“ Die Sekretärin gab zu bedenken, dass – wenn nur ein Vorstand sie aufräumen würde – vielleicht wichtige Kontakte des anderen verlorengehen würden. Dieser Einwand wurde entgegengenommen und nicht weiter kommentiert.

Nach ca. drei Monate bemerkte die Sekretärin beim Verfassen einer Rundmail an wichtige Geschäftspartner, dass einige Kontakte nicht mehr existierten. Auf Nachfrage bei Ihrem Chef wurde sie angewiesen, die Vorstandskontakte doch bitte so zu pflegen, dass so etwas nicht passieren könne und sie hätte bestimmt etwas falsch gemacht bei den Synchronisationseinstellungen oder die IT hätte ein Serverproblem, das natürlich schnellstens behoben werden müsse.

Sofort leitete sie alle notwendigen Schritte in die Wege, um das Problem schnellstmöglich zu beheben. Der zuständige Sachbearbeiter der IT-Abteilung konnte trotz intensiver Recherche und größter Anstrengung keinen Serverfehler entdecken. Leider waren die Kontakte auch in den Serverprotokollen nicht mehr auffindbar. Dies führte zu der Annahme, „dass alle beteiligten Mitarbeiter unfähig wären, mit moderner Bürotechnik umzugehen“ und sollte ein Nachspiel haben!.

Als der zweite Vorstand zwei Wochen später aus dem Urlaub zurückkam wurde das Problem in der Vorstandssitzung erörtert und ausführlich von der unbekannten Fehlerquelle berichtet.

Die folgende Erklärung löste alle Selbstzweifel der beteiligten Mitarbeiter sekundenschnell in Wohlgefallen auf: Der Chef hatte an einem sonnigen Nachmittag entspannt auf seiner Terrasse gesessen und sich wieder einmal darüber geärgert, dass so viele – anscheinend unnötige – Daten den direkten Zugang zu seinen persönlichen Kontakten verhinderten. Daraufhin habe er angefangen „seinen“ Ordner aufzuräumen und die Dateien endgültig (somit auch vom Server) gelöscht.

Natürlich hätte die Sekretärin ihm sagen müssen, welche Folgen das nach sich ziehen würde. Er könne selbstverständlich bei seinem Handeln nur Informationen berücksichtigen, die ihm auch zugänglich gemacht würden. Und jetzt müsse die Sekretärin halt zusehen, wie sie dieses Problem in den Griff bekäme.

Zu erwähnen sei noch, dass – obwohl die Sekretärin in mühevoller Kleinarbeit die gelöschten Kontakte nachpflegte – einige Wochen später anscheinend noch zwei Datensätze fehlten. Dieses bemerkte der Chef, welcher sie zuvor gelöscht hatte, und wies seine Sekretärin an, die Kontakte des Vorstands doch in Zukunft umsichtiger zu pflegen und darauf zu achten, dass nichts „verschwinden“ würde. So etwas dürfe doch nicht passieren……

 

Eine Idee ist dann gut, wenn der Chef sie hatte…

„Was haben Sie bloß für Ideen?“, der Chef schüttelte genervt den Kopf und sah seine Sekretärin mit hochgezogener Augenbraue an. „Sie wollen allen Ernstes den diesjährigen Betriebsausflug zur Werft in Papenburg machen? Was sollen die Kollegen sich da anschauen? Eine mit Mickey Mäusen bemalte Aida? Ich dachte, Sie sind eine intelligente mitdenkende Vorstandssekretärin. Das bezweifle ich im Moment stark.“ Der zweite Vorstand murmelte unverständliche, jedoch zustimmende Sätze. Damit war das Thema beendet. Die Sekretärin wusste, jetzt war die Vorstandssitzung gelaufen und egal, was sie noch anbringen würde, ihr Tag wird nicht mehr gut. Dabei hatte sie bereits alles bis ins kleinste Detail geplant. Ein schönes Hotel war exklusiv für die Firma reserviert. Die interessante Werksführung war bis ins Detail besprochen und eine Stadtführung sollte es auch geben. Die Kollegen, die Sie vorher natürlich befragt hatte, freuten sich auf den Ausflug.

Nun gut, sie würde sich etwas anderes überlegen. Etwas, dass vorher mit dem Vorstand abgestimmt war und das Wohlwollen der beiden fand. Eine Rundfahrt durch die noch lange nicht fertiggestellten Stationen der IBA und IGA. Mit Rundgängen über planierte aber völlig unbebaute Ackerflächen und einem abschließenden Essen in einem gehobenen Hamburger Restaurant. Die Kollegen würden sich sicherlich auf diesen Ausflug freuen….

Ein halbes Jahr später: An einem regnerischen Tag laufen 30 missmutige Kollegen (die restlichen 25 hatten gute Gründe leider nicht an diesem überaus interessanten Ausflug teilnehmen zu können) über eine vom Regen aufgeweichte planierte Ackerfläche und lauschen mehr oder weniger interessiert den Ausführungen eines Tourguides, wie es hier in ca. zwei Jahren aussehen wird.

Zwei gut gelaunte Vorstände loben die Sekretärin, welch schönen Ausflug sie organisiert hat, verstehen allerdings nicht, wie es zu dieser geringen Teilnehmerzahl kommen konnte. Sicherlich hat die Sekretärin etwas falsch in der Einladung formuliert.

Dann fällt dem einen Vorstand etwas ein, was er schon lange anregen wollte. „Sie wissen ja, nach dem Betriebsausflug ist vor dem Betriebsausflug.“ Lacht über seinen eigenen Scherz und führt weiter aus: „Ich habe darüber nachgedacht, wie wir unsere nächste Tour noch interessanter gestalten könnten.“ Er legt eine Pause ein, um die Spannung zu erhöhen. „Wir sollten etwas planen, was ein wenig mehr Freizeitcharakter hat. Und da hatte ich die Idee, sich einmal komplett aus unserem Branchenbereich wegzubewegen und etwas ganz anderes zu machen.“ Er vergewissert sich, dass seine Sekretärin ihm ihre volle Aufmerksamkeit schenkt und fährt fort: „Was halten Sie davon, wenn wir nächstes Jahr eine zwei Tages Tour mit Übernachtung planen. Und als Ziel hatte ich die Meyer-Werft in Papenburg in’s Auge gefasst. Haben Sie davon schon einmal etwas gehört? Dort werden die AIDA-Kreuzfahrtschiffe gebaut. Das wäre doch einmal interessant! Und wir könnten gleich die entzückende Stadt bei einer Stadtrundfahrt erkunden. Vielleicht finden Sie sogar ein Hotel, welches wir exklusiv reservieren können.“ Von seinem eigenen Einfallsreichtum sichtlich begeistert fügt er hinzu:“ Das organisieren Sie mal. Da machen wir etwas Feines für die Kollegen. Die freuen sich dann auch.“ Und, nach einer kurzen Pause: „Warum muss der Vorstand sich eigentlich immer selbst um alles kümmern? Ich würde eigentlich erwarten, dass solche Ideen auch einmal von Ihnen kommen.“

Die Sekretärin holte am nächsten Tag ihre – zum Glück aufbewahrten – Unterlagen über Papenburg aus der Schublade und buchte die Zwei-Tages-Tour für das nächste Frühjahr.

Zum Schluss sei noch erwähnt, dass dieser Ausflug kurzfristig abgesagt werden musste, weil der Vorstand – trotz Eintrag in seinem Terminkalender – aus Versehen eine Urlaubsreise über den Termin des Betriebsausflugs gebucht hatte und ohne ihn diese Veranstaltung natürlich nicht stattfinden konnte……